Je zou misschien denken dat het aanmaken van een Google of Gmail account niet zo moeilijk zou kunnen zijn. Maar dat valt tegen; Google heeft in de loop van de jaren namelijk veel nieuwe opties, functies en diensten toegevoegd, waardoor je maar één keer hoeft in te loggen voor alle diensten. Door al die nieuwe opties, wordt het proces er nou niet bepaald overzichtelijker op.
De voordelen van een zakelijk Google account
In de meeste gevallen wordt een zakelijk Google account aangemaakt zodat je via Gmail met een zakelijk e-mailadres met je klanten kunt communiceren. Maar los daarvan, heeft een zakelijk Google account ook nog een aantal andere leuke voordelen. Met behulp van een zakelijke Gmail account heb of kun je namelijk:
- Een professionele uitstraling: Met behulp van een zakelijk Gmail account kun je namelijk alle Google tools koppelen aan één zakelijk e-mailadres (bijvoorbeeld jouwnaam@jouwbedrijf.be). Denk hierbij aan Google Docs, Ads, Adsense, Analytics of Google Search Console.
- Gemakkelijk samenwerken: met een Google account kun je namelijk een onbeperkt aantal beheerders (met bepaalde beheerdersrollen) toevoegen. Dat betekent dat je dus anderen uit kunt nodigen voor bepaalde Google tools en wijzigingen kunt laten doen.
- Een gecentraliseerd beheer: werk met collega’s vanuit één centraal dashboard.
Zo maak je een zakelijk Gmail aan
Gelukkig biedt Google de mogelijkheid om je zakelijk e-mailadres te koppelen. Dit doe je tegenwoordig via Google Workspace. Ga eenvoudigweg naar https://workspace.google.com/intl/nl/products/gmail/ en klik op de blauwe knop “Nu starten“.
In de volgende stap vul je je bedrijfsnaam in, het aantal werknemers dat je bedrijf heeft en de regio waarin je bedrijf zich bevindt:
Klik vervolgens op de knop “Volgende“.
In de stap hierna vul je je contactgegevens in.
In deze stap maakt het nog niet uit welk e-mailadres je invult. Het is wel belangrijk dat je een e-mail opgeeft waarop je altijd bereikbaar bent. Ook als je zakelijke mailbox niet meer werkt. Denk bijvoorbeeld aan een privé e-mailadres.
Mocht je namelijk problemen hebben met je zakelijke mailbox, dan heb je via dit privé e-mailadres altijd de mogelijkheid om je zakelijke account te herstellen.
Klik op “Volgende“. In het volgende scherm kun je aangeven of je een zakelijk e-mailadres met je eigen domeinnaam (jouwnaam@jouwbedrijf.nl) wilt aanmaken of een standaard Gmail e-mailadres:
Kies hier voor de eerste optie “Met een adres in uw-bedrijf.com“. In dat geval krijg je namelijk een professioneel zakelijk Google account die eindigt op de domeinnaam van je bedrijf.
In de volgende stap wordt je gevraagd of je bedrijf al een domeinnaam heeft:
Om een gepersonaliseerd e-mailadres aan te maken (zoals bijvoorbeeld jouwnaam@jouwbedrijfsnaam.be), zul je namelijk een eigen domeinnaam tot je beschikking moeten hebben. Heb je nog geen eigen domeinnaam? Dan kun je deze hier bestellen. Zodra je al een domeinnaam hebt (of je domeinnaam net is besteld), klik je op “Ja, ik heb een domein dat ik kan gebruiken“.
In de volgende stap geef je je domeinnaam op. Bijvoorbeeld – in mijn geval:
Klik daarna op de knop “Volgende“. Je krijgt nu de melding “E-mails worden gewoon verzonden naar jouwdomein.nl, totdat u e-mail instelt voor dit account“. Klik opnieuw op “Volgende“.
In de stap daarna wordt je gevraagd of je op de hoogte wilt blijven van Google nieuws. Afhankelijk van je persoonlijke voorkeur klik je daar op de knop “OK” of “Nee, bedankt“. Datzelfde doe je ook bij de stap daarna “Uw gebruikers trainen“.
Nu begint het leukste gedeelte! We maken nu namelijk een gepersonaliseerd e-mailadres aan. Vul in het volgende scherm in de Google Workspace de gegevens als volgt in:
Bij “Gebruikersnaam” kun je uiteraard kiezen voor je eigen naam. Dit kan dus bijvoorbeeld info@, support@ of Jan@ of Klaas@ zijn.
Klik daarna op “Akkoord en doorgaan“. Je wordt nu doorgestuurd naar het volgende scherm:
Op moment van schrijven zijn de kosten voor een abonnement voor een zakelijk Gmail account 13,80 euro per maand bij een contractperiode van één maand. Kies je voor een contractperiode van één jaar, dan zijn de kosten 11,50 euro per maand.
Keuze gemaakt? Klik dan in Google Workspace op de blauwe knop “14 dagen gratis uitproberen“.
Je wordt nu doorgestuurd naar het afrekenscherm. Onder het kopje “Betaalmethode” kun je kiezen voor de betaalmethoden Creditcard, Pinpas of PayPal. Klik op “Akkoord en doorgaan” zodra je alle gegevens hebt ingevuld. Je krijgt nu de melding dat je account is aangemaakt. Klik op de “Doorgaan naar instellen” knop.
Je krijgt nu een inlogscherm te zien. Log daar in met het wachtwoord dat je een paar stappen hierboven hebt opgegeven.
Nadat je op de “Volgende” knop hebt geklikt, krijg je nog een laatste melding van Google waarin je akkoord moet gaan met wat algemene voorwaarden. Lees ze door en klik op “Ik begrijp het“.
Je bent nu ingelogd in je zakelijke Google account met je eigen zakelijk e-mailadres! Je zult nu alleen nog moeten aantonen dat jij de rechtmatige eigenaar van je domeinnaam bent. Klik hiervoor in de gele balk bovenin op “Domein verifiëren“:
In je Google Workspace omgeving krijg je nu allerlei tips en informatie over de 3 stappen die je nog moet doorlopen om je domeinnaam goed te kunnen koppelen aan je zakelijke Gmail. We beginnen bij de eerste stap: Je domeinnaam beveiligen.
Klik op de “Beveiligen” link achter stap 1:
Er opent zich nu een pop-up. Lees de tekst aandachtig door en klik op “Ik wil mijn domein beveiligen” rechts onderin.
Op de volgende pagina zul je in de DNS van je domeinnaam een wijziging door moeten voeren. Dat doe je als volgt:
- Open een nieuw tabblad en log in op de website van je domein provider (daar waar je je domeinnaam hebt geregistreerd).
- Zoek in het account van je domein provider waar je de DNS van je domeinnaam kunt beheren. Weet je niet precies waar dat kan, neem dan contact op met je domein provider.
- DNS instellingen gevonden? Ga dan terug naar het vorige tabblad en klik op de blauwe link “Volgende: ga naar stap 2“.
- Je ziet nu de een balk met daarin een verificatiecode. Kopieer deze code en ga terug naar het tabblad waar je de DNS van je domeinnaam in kunt stellen.
- Maak in de DNS instellingen een nieuwe TXT-record aan.
- Plak de verificatiecode in het veld “Value“, “Waarde” of “Destination” (verschillend per domein provider). Let op: in sommige gevallen moet je quotes toevoegen voor en na de verificatiecode (zie mijn voorbeeld hieronder). Dit verschilt echter per domein provider.
- Bij het veld Host, Hostname, Hostnaam of Alias vul je “@” of “jouwdomein.nl” of “jouwdomein.nl.” (let op de punt op het einde) in.
- Klik daarna op Toevoegen of Opslaan.
Weet je niet goed hoe je een TXT record moet aanmaken? Vraag dan je domein provider om hulp.
Let op: het kan een paar uren duren voordat het nieuwe TXT record overal wordt herkend. Dit kan variëren van enkele minuten tot maximaal 24 uur. Kun je het nieuwe TXT record nog niet verifiëren? Probeer het dan later nog een keer.
Zodra je het TXT-record hebt aangemaakt, ga je terug naar het andere tabblad en klik je rechts onderin op “Domein beschermen“.
Je domeinnaam is nu beveiligd! Klik op het volgende scherm op de knop “Doorgaan“. Je hebt nu stap 1 afgerond.
Werk je met meerdere mensen samen op één Google account? Doorloop dan ook stap 2: “Nieuwe gebruikers aanmaken“. Deze stap is niet verplicht.
Wil je je zakelijke mailbox ook koppelen aan Gmail, zodat je vanuit een Gmail mailbox je zakelijke mail kunt beheren? Klik dan achter stap 3 (Gmail activeren voor jouwdomein.nl) op “Activeren“. Er opent nu een pop-up. Lees deze tekst aandachtig door. Klik daarna op “Ik ben klaar om Gmail te activeren“.
Er opent nu opnieuw een pagina waarop staat dat je een DNS wijziging moet doorvoeren. Dit keer is het echter een MX-record. Je voegt het MX-record als volgt toe:
- Open de website van je domein provider in een nieuw browsertabblad en log daar in op je account.
- Zoek in je account opnieuw naar de optie om de DNS van je domeinnaam te wijzigen.
- Heb je de DNS instellingen gevonden? Ga dan terug naar het vorige tabblad (Google Workspace) en klik op de blauwe link “Volgende: ga naar stap 2“.
- Je vindt hier instructies om het MX-record toe te voegen. Lees de instructies aandachtig door. Let wel: de instructies en termen kunnen per domein provider wisselen.
- Allereerst moet je er voor zorgen dat alle MX-records die je op dit moment in de DNS hebt staan verwijderd worden. Houdt er rekening mee dat je in dit geval geen gebruik meer kunt maken van je oude mailbox.
- Voeg een nieuw DNS-record toe in het account van je domein provider.
- Selecteer bij het type “MX“
- In het veld “Naam“, “Host” of “Alias” vul je het “@” teken of “jouwdomein.nl” of “jouwdomein.nl.” (let op de laatste punt) in.
- Bij “Value“, “Waarde“, “Destination” (wisselt per domein provider) vul je het Google MX-record in: “SMTP.GOOGLE.COM“. Let op: bij sommige hosting providers is een punt achter de waarde verplicht. Vul in dat geval “SMTP.GOOGLE.COM.” in. Zie de afbeelding hieronder.
- Bij “Priority” of “Prioriteit” vul je het laagst mogelijke getal in. Heb je hier een vrij veld? Geef dan een 0 (nul) op.
- Klik als laatste op “Opslaan” of “Toevoegen“.
Je DNS-record is nu toegevoegd.
Klik in je Google Workspace omgeving op de link “Gmail activeren“. Je MX-record wordt nu door Google gecontroleerd. Houd er rekening mee dat het tot 24 uur kan duren voordat ook Google je DNS-wijziging herkent.
Je kunt nu zakelijk e-mails versturen en ontvangen met een eigen gepersonaliseerd e-mailadres via Gmail.
Vind je Google te omslachtig of werkt het voor jou net niet lekker genoeg? Bekijk dan mijn overzicht van de beste mail hosting aanbieders van 2023.
