Je neemt een winkel over. De voorraad is geteld, de sleutels liggen klaar en de afspraken met de verkoper staan op papier. Maar wie beheert de domeinnaam? Waar komen bestellingen uit de webshop binnen? En blijft het zakelijke e-mailadres werken zodra de vorige eigenaar zijn abonnementen opzegt?
Bij een overname verdient de digitale kant evenveel aandacht als de fysieke zaak. Een website kan klanten aantrekken, reservaties verwerken of rechtstreeks omzet opleveren. Toch bestaat die website uit verschillende onderdelen, die niet noodzakelijk bij dezelfde leverancier zitten. Met een duidelijke inventaris en een geplande overdracht voorkom je dat je na de overname afhankelijk blijft van oude accounts.
1. Breng eerst in kaart wat je precies overneemt
Een domeinnaam, website, hostingpakket en mailbox zijn verschillende zaken. Toegang tot het beheerpaneel van de website betekent niet automatisch dat je ook de domeinnaam of hosting beheert.
Maak samen met de verkoper een overzicht van:
- De domeinnamen, inclusief eventuele alternatieve schrijfwijzen.
- De hostingprovider en de partij die de domeinnamen registreert.
- Het websitesysteem, zoals WordPress of een gehost webshopplatform.
- De zakelijke mailboxen en doorstuuradressen.
- Betaalde thema’s, plug-ins en andere abonnementen.
- Koppelingen met betalingen, reservaties, voorraadbeheer en verzending.
- Accounts voor bezoekersstatistieken en Google Search Console.
Noteer per onderdeel wie het beheert, wat het kost en wanneer het wordt verlengd. Vraag ook wie de website heeft gebouwd en of er een onderhoudsovereenkomst loopt. Zo ontdek je vooraf welke dienstverlening je nodig hebt om alles operationeel te houden.
2. Regel de domeinnaam afzonderlijk
De domeinnaam is het adres waarop klanten de zaak terugvinden. Controleer daarom wie als domeinnaamhouder geregistreerd staat. Dat kan de onderneming zijn, maar soms ook de vorige eigenaar persoonlijk of een externe dienstverlener.
Bij een overname van activiteiten door een andere onderneming kan een wijziging van domeinnaamhouder nodig zijn. Blijft dezelfde vennootschap houder, controleer dan vooral de contactgegevens, bevoegde gebruikers en betaalgegevens.
Een verandering van houder is bovendien niet hetzelfde als een verhuis naar een andere registrar. Voor een .be-domeinnaam kan een transfercode nodig zijn om de overdracht of verhuis uit te voeren. Laat de betrokken registrar bevestigen welke stappen in jouw situatie nodig zijn.
Controleer ook wie meldingen over de vervaldatum ontvangt. Een domeinnaam die automatisch wordt verlengd via de betaalkaart van de vertrekkende eigenaar blijft een kwetsbaar punt.
3. Controleer de hosting voordat je iets opzegt
Vraag welk hostingpakket actief is, welke websites en mailboxen erop draaien en of het account uitsluitend voor de over te nemen zaak wordt gebruikt. Soms staan meerdere ondernemingen of privéprojecten op hetzelfde account. Dan is een afzonderlijke verhuis nodig.
Laat vóór de overdracht een volledige back-up maken van de websitebestanden en database. Controleer ook of die back-up bruikbaar is om de website te herstellen. Alleen een export van pagina’s bevat niet noodzakelijk alle afbeeldingen, instellingen en webshopgegevens.
Verhuis je naar een andere hostingprovider? Test de website dan eerst op de nieuwe omgeving. Controleer formulieren, afbeeldingen, beveiligde verbindingen en belangrijke functies. Zeg de oude hosting pas op nadat de nieuwe omgeving werkt en de overdracht gecontroleerd is.
Verander je DNS-instellingen, dan verdient ook e-mail aandacht. Een website kan perfect bereikbaar blijven terwijl zakelijke berichten door een foutieve instelling niet meer aankomen.
4. Test een webshop van bestelling tot terugbetaling
Een webshop overnemen vraagt meer dan controleren of producten zichtbaar zijn. Doorloop het volledige aankoopproces met een testbestelling.
Werken de winkelmand en betaling? Krijgt de klant de juiste bevestiging? Komt de bestelling bij de juiste medewerker terecht? Kloppen de verzendkosten, voorraadupdates en factuurgegevens?
Controleer afzonderlijk het account van de betaalprovider. Neem niet aan dat je het bestaande account en de uitbetalingsrekening zomaar kunt blijven gebruiken. Stem met de provider af welke wijziging of nieuwe registratie nodig is.
Maak daarnaast afspraken over bestellingen die vóór de overdracht geplaatst zijn, maar pas daarna worden geleverd of terugbetaald. Hetzelfde geldt voor cadeaubonnen, retouren en lopende reservaties. Een technisch werkende webshop is pas bruikbaar wanneer ook duidelijk is wie deze zaken opvolgt.
Wil je specifiek een online activiteit overnemen? Bekijk dan ook het aanbod van webshops en e-commercezaken ter overname. Ga bij elke opportuniteit na welke domeinnamen, websitebestanden, softwarelicenties en technische koppelingen inbegrepen zijn. Zo weet je wat je na de overdracht zelf kunt beheren en waarvoor je nog een leverancier nodig hebt.
5. Bekijk wat de website werkelijk oplevert
Een mooie website is niet automatisch een waardevolle website. Vraag de verkoper om de bezoekersstatistieken samen te bekijken, bij voorkeur over twaalf maanden. Zo zie je ook rustige en drukke periodes.
Kijk verder dan het totale bezoekersaantal. Hoeveel bezoekers komen via Google? Welke pagina’s trekken klanten aan? Hoeveel aanvragen, reservaties of bestellingen worden geregistreerd? Welk deel van het verkeer komt uit de regio waar de zaak actief is?
Wie via OvernamePro.be een handelszaak of kleine onderneming zoekt, kan deze vragen al meenemen bij de eerste gesprekken met een verkoper. Vraag daarbij expliciet of de website, webshop en domeinnaam in de overname inbegrepen zijn.
Gebruik webshoprapporten en ordergegevens om online verkopen te beoordelen. Bezoekersstatistieken alleen geven geen volledig beeld van de omzet of winstgevendheid.
6. Behoud wat werkt voordat je alles vernieuwt
Een overname is een logisch moment voor een nieuwe uitstraling. Toch hoef je niet meteen het domein, de hosting, het websitesysteem en alle pagina’s tegelijk te veranderen.
Begin met noodzakelijke aanpassingen: contactgegevens, openingsuren, betaalgegevens en de voorstelling van de nieuwe uitbater. Bekijk daarna welke verbeteringen echt nodig zijn.
Een verhuis van hosting waarbij de webadressen gelijk blijven, verschilt van een verbouwing waarbij pagina’s nieuwe adressen krijgen. Wijzig je bestaande URL’s, voorzie dan passende permanente doorverwijzingen naar de overeenkomstige nieuwe pagina’s. Stuur niet elke oude productpagina zomaar naar de homepage.
Controleer na de aanpassingen belangrijke pagina’s, foutmeldingen en de prestaties in Google Search Console. Ook met een zorgvuldige aanpak kunnen zoekresultaten tijdelijk schommelen.
7. Rond af met veilige toegang en duidelijke afspraken
Werk waar mogelijk met eigen gebruikersaccounts, zodat je kunt zien wie toegang heeft en waarvoor. Pas hersteladressen, telefoonnummers en tweestapsverificatie aan. Controleer ook welke externe partijen nog toegang nodig hebben.
Spreek een overdrachtsmoment af waarop jullie samen de website, mailboxen, formulieren en webshop nalopen. Verwijder oude toegangen zodra de afgesproken ondersteuning is afgerond.
Leg ten slotte vast wie je kunt contacteren bij een probleem. Een korte overdrachtsperiode met de verkoper of bestaande webbouwer kan veel zoekwerk besparen. Zo neem je niet alleen een website over die vandaag werkt, maar kun je die morgen ook zelfstandig beheren en verbeteren.
