Wat is een btw-nummer?
Een btw-nummer is als een speciaal identiteitsbewijs voor bedrijven als het gaat om belasting. Net zoals je een paspoort of ID-kaart hebt om te laten zien wie jij bent, heeft een bedrijf een btw-nummer nodig om zichzelf te identificeren bij de belastingdienst. Dit nummer wordt gebruikt wanneer een bedrijf belasting betaalt of terugkrijgt van de overheid. Het is vooral belangrijk bij alles wat te maken heeft met de belasting op goederen en diensten, wat we btw noemen (belasting toegevoegde waarde).
Het btw-nummer vertelt de belastingdienst dus wie je bent als bedrijf, en zorgt ervoor dat je de juiste belasting betaalt of terugkrijgt. Dit nummer faciliteert de inning en overdracht van de belasting op de toegevoegde waarde van goederen en diensten aan de overheid, die je als ondernemer aan je klanten doorrekent.
Het belang van een btw-nummer
Een btw-nummer is cruciaal voor een correcte belastingafhandeling en moet op alle officiële zakelijke documenten worden vermeld. Los daarvan, heeft een btw-nummer nog een aantal extra handige functies:
1. Identificatie
Een btw-nummer fungeert als een unieke identificatie van je bedrijf voor de belastingdienst. Net zoals jouw persoonlijke identiteitsnummer (zoals een BSN in Nederland) jou identificeert, doet het btw-nummer dat voor je bedrijf.
2. Belastingadministratie
Het btw-nummer is belangrijk voor het correct afhandelen van alle btw-gerelateerde zaken. Denk aan het indienen van btw-aangiftes, het betalen van verschuldigde btw of het terugvorderen van btw die je hebt betaald.
3. Zakelijke transacties
Voor zakelijke transacties, vooral bij handel tussen verschillende landen binnen de EU, is een btw-nummer vaak vereist. Het laat zien dat je een legitiem bedrijf bent en helpt bij het volgen van goederen en diensten over grenzen heen.
4. Geloofwaardigheid en professionaliteit
Het hebben van een btw-nummer kan de geloofwaardigheid van je bedrijf verhogen. Klanten en leveranciers zien je bedrijf als officieel en betrouwbaar.
5. Naleving van wet- en regelgeving
In veel landen is het voor bedrijven verplicht om een btw-nummer te hebben. Zonder dit nummer loop je het risico op boetes of juridische problemen omdat je niet voldoet aan de fiscale wetgeving.
6. Financiële administratie
Het helpt bij het bijhouden van de financiële administratie, aangezien alle btw-gerelateerde transacties gekoppeld zijn aan dit nummer
Wanneer een btw-nummer aanvragen
Zelfstandigen en ondernemers in de handel en de meeste vrije beroepen moeten een btw-nummer aanvragen, tenzij ze onder specifieke vrijgestelde categorieën vallen.
Een btw-nummer moet worden aangevraagd door iedereen die een bedrijf start of een zelfstandige activiteit uitoefent waarbij goederen of diensten worden verkocht die onder de btw-regelgeving vallen.
1. Ondernemers en Zelfstandigen
Als je een eigen bedrijf hebt of als zelfstandige werkt, moet je in de meeste gevallen een btw-nummer aanvragen. Dit geldt voor zowel grote bedrijven als kleine zelfstandigen, inclusief zzp’ers (zelfstandigen zonder personeel).
2. Vennootschappen
Bedrijven zoals eenmanszaken, vennootschappen onder firma (VOF), besloten vennootschappen (BV) en naamloze vennootschappen (NV) moeten ook een btw-nummer aanvragen.
3. Buitenlandse Ondernemingen
Als een buitenlands bedrijf goederen of diensten levert in een land waarvoor de btw-regels gelden, moet het bedrijf daar vaak ook een btw-nummer aanvragen.
4. Freelancers
Freelancers die diensten verlenen of goederen verkopen die belastbaar zijn met btw, moeten ook een btw-nummer aanvragen.
5. Verenigingen en Stichtingen
Als een vereniging of stichting economische activiteiten uitvoert, kan het ook nodig zijn om een btw-nummer aan te vragen.
Uitzonderingen
Er zijn uitzonderingen op de regel dat alle bedrijven en zelfstandigen een btw-nummer moeten aanvragen. Let wel: deze uitzonderingen variëren afhankelijk van de lokale wetgeving:
1. Kleine Ondernemersregeling (KOR)
In sommige landen, zoals Nederland, kunnen kleine ondernemers die onder een bepaalde omzetgrens blijven, kiezen voor een vereenvoudigd btw-regime of zelfs vrijgesteld worden van btw. Dit staat bekend als de Kleine Ondernemersregeling.
2. Vrijgestelde Activiteiten
Bepaalde activiteiten of sectoren kunnen vrijgesteld zijn van btw. Dit kan onderwijs, gezondheidszorg, sommige financiële diensten, en liefdadigheidswerk omvatten. Bedrijven die uitsluitend dergelijke vrijgestelde activiteiten uitvoeren, hoeven mogelijk geen btw-nummer aan te vragen.
3. Hobby- of Incidentele Activiteiten
Als iemand activiteiten uitvoert die meer als een hobby of op een zeer incidentele basis worden beschouwd, kan het zijn dat deze activiteiten niet als een economische activiteit worden gezien en dus geen btw-nummer vereisen.
4. Buitenlandse Ondernemers zonder Vestiging
In sommige gevallen hoeven buitenlandse ondernemers die diensten verlenen of goederen verkopen, maar geen fysieke aanwezigheid of vestiging in het betreffende land hebben, geen btw-nummer in dat land aan te vragen. Dit hangt echter af van de lokale wetgeving en de aard van de transacties.
5. Specifieke Professionele Groepen
Bepaalde beroepen of professionele groepen kunnen onder specifieke regels vallen die hen vrijstellen van de verplichting om een btw-nummer aan te vragen.
Kosten voor het aanvragen van een btw-nummer
In zowel België als Nederland zijn er over het algemeen geen directe kosten verbonden aan het aanvragen van een btw-nummer. Hier volgt een kort overzicht:
België
- Aanvragen van een btw-nummer: Het activeren van je ondernemingsnummer als btw-nummer bij de Belgische belastingdienst is gratis.
- Inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO): Hoewel het activeren van een btw-nummer zelf gratis is, zijn er wel kosten verbonden aan het inschrijven van je onderneming in de KBO. Deze inschrijvingskosten zijn eenmalig en noodzakelijk voordat je een btw-nummer kunt aanvragen.
Nederland
- Aanvragen van een btw-nummer: In Nederland is het aanvragen van een btw-nummer gratis. Wanneer je je inschrijft bij de Kamer van Koophandel (KvK) en aangeeft dat je ondernemer bent voor de btw, wordt het btw-nummer automatisch door de Belastingdienst toegekend.
- Inschrijving KvK: Voor de inschrijving van je onderneming bij de KvK worden kosten in rekening gebracht. Deze kosten zijn eenmalig en moeten worden voldaan tijdens het inschrijvingsproces.
Btw-nummer aanvragen in Nederland
Het aanvragen van een btw-nummer in Nederland gaat als volgt:
- Inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK): Voordat je een btw-nummer kunt krijgen, moet je jouw onderneming inschrijven bij de KvK. Tijdens het inschrijfproces wordt er gevraagd naar details over je bedrijf, zoals de bedrijfsnaam, het adres, en de aard van de activiteiten.
- Aanmelding bij de Belastingdienst: Wanneer je je inschrijft bij de KvK, word je automatisch ook aangemeld bij de Belastingdienst voor de omzetbelasting (btw). Dit is omdat de KvK je gegevens doorgeeft aan de Belastingdienst.
- Ontvangen van het btw-nummer: Na de inschrijving en aanmelding ontvang je van de Belastingdienst een btw-identificatienummer (btw-id). Dit nummer gebruik je bij alle handelingen die met btw te maken hebben, zoals op je facturen en in je administratie.
- Starten met Ondernemen: Zodra je het btw-nummer hebt ontvangen, ben je klaar om te starten met ondernemen en btw in rekening te brengen aan je klanten, indien van toepassing.
Btw-nummer aanvragen in België
Het aanvragen van een btw-nummer in België verloopt meestal in de volgende stappen:
- Start een onderneming op: Voordat je een btw-nummer kunt aanvragen, moet je eerst je bedrijf of zelfstandige activiteit officieel starten. Dit houdt in dat je je bedrijf registreert bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO).
- Inschrijving bij de KBO: Bij het oprichten van je bedrijf wordt je automatisch ingeschreven in de KBO. Dit geeft je een ondernemingsnummer, dat de basis vormt van je btw-nummer.
- Activering van het btw-nummer: Je moet je ondernemingsnummer activeren als btw-nummer. Dit doe je door je te registreren bij het bevoegde btw-kantoor, wat vaak kan via een boekhouder of rechtstreeks online.
- Online of via Boekhouder/Accountant: Je kunt het btw-nummer online aanvragen via het Belgische platform ‘MyMinfin’ (vroeger bekend als Intervat). Vele ondernemers kiezen er echter voor om dit proces via een boekhouder of accountant te laten verlopen, vooral als ze niet bekend zijn met de procedure of wanneer hun situatie complexer is.
- Noodzakelijke Documenten: Zorg dat je alle benodigde documenten bij de hand hebt, zoals persoonlijke identificatiedocumenten, details van je bedrijf, en eventueel bewijs van je professionele kwalificaties, afhankelijk van je bedrijfsactiviteit.
- Wachten op goedkeuring: Na het indienen van je aanvraag, wordt deze verwerkt door de belastingdienst. Als je aanvraag is goedgekeurd, ontvang je een bevestiging en is je btw-nummer actief.
- Start met het gebruik van je btw-nummer: Zodra je btw-nummer is geactiveerd, moet je het gebruiken voor alle zakelijke transacties, zoals op facturen en in je boekhouding.
Geen tijd om je te verdiepen in het aanvragen van een btw-nummer? Neem voor gedetailleerde assistentie contact op met avixi voor ondersteuning bij deze administratieve stappen over hoe je een btw nummer kunt aanvragen, zodat jij je kunt richten op de groei van je bedrijf.
