De sleutel tot een goede organisatie? Het doel is om minder stress te krijgen omdat onbewerkte e-mails altijd jouw geest “vervuilen” en voorkomen dat je je concentreert op je werk en je productiviteit verhoogt.
Om te stoppen met verdrinken onder de e-mails en je geest te bevrijden, zijn hier de zes stappen die de organisatie van je mailbox zullen verbeteren.
Ruim je mailbox op
Verdrink je in spam en nieuwsbrieven die je niet kunt lezen? Het hebben van te veel ongelezen e-mails is een echte “vervuiling” voor de geest en als je niet zeker bent dat je ze zal openen, kun je ze net zo goed opruimen. Het beste van al is dat je je afmeldt voor alles wat je niet meer wilt.
Maak een speciale map aan voor nieuwsbrieven en meldingen
Maak een lijst aan met alle nieuwsbrieven die je ontvangt. Zodra je lijst klaar is kun je een afzonderlijke inbox (of e-mailadres) aanmaken om deze mailings te ontvangen. Je kunt ook een specifiek bestand aanmaken. Bij de meeste providers kun je een regel of een filter aanmaken die deze mails automatisch naar een afzonderlijke map stuurt. Zo kun je je op kantoor concentreren op je zakelijke e-mail zonder dat je wordt lastiggevallen met meldingen.
Geef je mails een onderwerp
Wie heeft er nog geen kostbare tijd verspild aan het zoeken naar een e-mail? Als je niet meer weet wat het onderwerp of de inhoud is, kan het zoeken snel een puzzel worden. Een eenvoudige truc is om je eigen “charter” te maken. De onderwerpregel moet de inhoud van het bericht in enkele belangrijke woorden samenvatten.
Sorteer jouw e-mails op status
Door je e-mails op thema te rangschikken, wordt je snel geconfronteerd met een probleem. Inderdaad, een e-mail mengt vaak meerdere onderwerpen en heeft geen plaats in een enkele map. Het is daarom moeilijk om je e-mails te sorteren op onderwerp, terwijl het veel gemakkelijker is om dit te doen op status.
Bijvoorbeeld:
- Je inbox: hier mogen e-mails niet langer blijven dan de tijd die nodig is om ze in een andere map te plaatsen.
- Vandaag: alles wat vandaag een antwoord nodig heeft (dus je werkt het elke dag bij)
- Deze week: alles wat een antwoord nodig heeft tegen het einde van de week…
- Maand-kwartaal: alles wat een reactie op langere termijn vereist.
Je kunt jouw e-mails op een minimalistische en efficiënte manier perfect organiseren. Het is aan jou om de classificatie te vinden die het beste bij je past. Om dit te doen is niets effectiever dan te testen en conclusies te trekken bij het gebruik. Aan de andere kant, wat de indeling ook is, is het noodzakelijk om elke dag elk van de dossiers te raadplegen, om de onderwerpen en deadlines in gedachten te houden, en om niets te vergeten. Het is een gewoonte die snel wordt overgenomen!
Pas de secties van je inbox aan
Sommigen maken generalistische categorieën, terwijl anderen de voorkeur geven aan bewoordingen boven chirurgische precisie. Het is belangrijk om je eigen organisatie vast te leggen en er aan vast te houden. Dit is een methode die goed werkt op bv. Gmail en die je in staat stelt om je mailbox efficiënt te organiseren.
Zo ga je te werk :
- ga naar instellingen
- ga naar labels
- naar nieuw label
- voer een nieuwe labelnaam in
- maak alle labels aan die je nodig hebt: [Met spoed te verwerken], [te verwerken]…
- ga dan “instellingen” → “inbox” → “type inbox” → “prioriteit”
- hierdoor verschijnen secties direct in de inbox
- elk van deze labels is aanpasbaar
- klik met de rechtermuisknop op “optie” of “voeg een sectie toe” → “andere opties” → jouw lijst met aangemaakte labels verschijnt en je kunt alles aanpassen
Voeg een tijdslot voor e-mails toe in je agenda
Je mailbox is nu klaar om opnieuw te beginnen op een goede basis! Het enige wat je nu nog hoeft te doen is het instellen van dagelijkse slots om je e-mails te verwerken: tijdslots waarin je ze allemaal tegelijk verwerkt (er is niets contraproductiever dan het beantwoorden van e-mails zodra je ze ontvangt). De ochtend bijvoorbeeld is een goed moment om aan elke ontvangen e-mail een verwerkingsprioriteit toe te kennen. Vergeet vrijdag om 18.30 uur, want dat is de beste manier om voor het weekeind onnodig zenuwachtig te worden!
