fbpx

Tips voor het schrijven van goede zakelijke e-mails

Er komt heel wat kijken bij het schrijven van goede zakelijke e-mails. E-mails die op een slechte of onduidelijke manier opgesteld zijn, zorgen immers niet voor het gewenste effect. Zo kunnen ze frustraties bij de ontvanger veroorzaken en daarom worden ze soms simpelweg niet beantwoord. In sommige gevallen kan een gebrek aan correcte formele communicatie zelfs het einde van een zakenrelatie betekenen. Wat kan je zelf allemaal doen om dit te voorkomen? Lees de tips in dit artikel!

Inhoudstafel

Maak gebruik van een professioneel e-mailadres

Een zakelijke e-mail is bedoeld om zaken te doen. Wanneer je een e-mail ontvangt, is het eerste wat je ziet, de afzender. Grappige e-mailadressen of e-mailadressen met nicknames of rare tekens in verwerkt, zijn dus absoluut geen goed idee. Kies voor een e-mailadres dat jouw naam en de naam van het bedrijf waarvoor je werkt duidelijk vermeldt. Weet je niet hoe je zo’n gepersonaliseerd e-mailadres aanmaakt? Bekijk ons artikel over het aanmaken van een zakelijk e-mailadres.

Hecht belang aan het onderwerp van zakelijke e-mails

Zorg ervoor dat je het onderwerp van je e-mail steeds duidelijk omschrijft, in een paar kernwoorden. Een e-mail versturen zonder onderwerp of met volledige zinnen als onderwerp, komt heel onprofessioneel over en zal daarom hoogstwaarschijnlijk niet (vlug) gelezen worden. Begin je onderwerp ook steeds met een hoofdletter.

Kies voor een correcte begroeting

Herinner je dat het om een zakelijke e-mail gaat en niet om een e-mail aan een vriendin van op zomerkamp. Ga daarom steeds voor begroetingen in de stijl van “Beste meneer/mevrouw + familienaam”. Als de zakenrelatie al enige tijd bestaat kan je overschakelen naar de voornaam in plaats van de familienaam.

Wees zeer beleefd in de eerste regels

Verstuur je een antwoord op een eerder ontvangen mailtje? Vergeet dan niet van de afzender eerst op een beleefde manier te bedanken voor zijn/haar interesse in jouw bedrijf. Wanneer de e-mail van jezelf uit verzonden wordt, vang je best aan met een duidelijke openingszin. “Ik contacteer u in verband met” of “Ik schrijf u omwille van” zijn voorbeelden van zulke openingszinnen. Als het de eerste keer is dat je deze persoon aanschrijft, leg dan ook kort uit wie jij bent en voor welke organisatie jij werkt.

Wees direct en professioneel

Als je zelf in de zakenwereld zit ken je de uitspraak “time is money” waarschijnlijk maar al te goed. Deze uitspraak is ook van toepassing op zakelijke e-mails. Je zakenpartner is echt niet ge├»nteresseerd in de nieuwe wagen van jouw man en heeft hier bovendien ook geen tijd voor. Gebruik daarom steeds een beleefde schrijfstijl die de bedoeling van de e-mail in een paar zinnen duidelijk maakt. Blijf professioneel en vermijd fel gekleurde teksten en emoticons. Hiermee word je immers niet serieus genomen.

Hou het kort en denk aan de leesbaarheid

Je weet al dat je te veel tekst moet vermijden in de zakenwereld. Toch kan het soms gebeuren dat je (redelijk) veel te zeggen hebt. Denk maar aan productbeschrijvingen of aan reisplanningen bijvoorbeeld. Zie er in deze gevallen op toe dat je je e-mail opdeelt in verschillende rubrieken/alinea’s. Korte maar krachtige blokken tekst, voorkomen dat de lezer verticaal gaat lezen en misschien over het belangrijkste gedeelte van de tekst heen kijkt.

Schrijf in een formele stijl

Ook wat de schrijfstijl zelf betreft, is professioneel blijven te allen tijde van cruciaal belang. Denk erover na hoe jij zelf zou reageren als je een e-mail van een zakenrelatie ontvangt die vol staat met grapjes en woorden die in de streektaal geschreven zijn. Stel je e-mail dus steeds op een formele manier op, je wilt je namelijk niet belachelijk maken en je zakenrelatie onderhouden.

Sluit zakelijke e-mails af op een correcte manier

Ook het afsluiten van je e-mail is heel belangrijk en dient steeds op een formele manier te gebeuren. Eindig met zinnen zoals “Indien u nog vragen heeft, twijfel dan niet om mij te contacteren” en groet door middel van de uitspraak “Met vriendelijke groeten”. Herhaal je naam en functie ook nog eens op het einde. Maak eveneens gebruik van een professionele, digitale handtekening om zakelijker over te komen.

Lees je e-mail na

We zijn allemaal menselijk en typefouten zitten dan ook in een klein hoekje. Lees je e-mail daarom altijd na vooraleer je op “verzenden” klikt. Wees kritisch en vraag jezelf af of de boodschap van de e-mail duidelijk is en herformuleer indien nodig. Zie er ook op toe dat er geen spel- of grammaticale fouten in je tekst staan, dit komt namelijk heel negatief over. Twijfel je aan de spelling van een bepaald woord? Raadpleeg dan een woordenboek.

Moet jij regelmatig een zakelijke e-mail versturen maar heb je hier geen kaas van gegeten? Maak dan gebruik van bovenstaande, handige tips! Succes!

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on facebook
Delen
Share on twitter
Tweeten
Share on linkedin
Delen
Blijf op de hoogte
Schrijf je in op onze nieuwsbrief en we brengen je op de hoogte wanneer er meer advies online komt.
Geen tijd om op zoek te gaan naar de juiste websitebouwer? Wij helpen je gratis.