fbpx

Maak eenvoudig een professionele e-mail handtekening

Als je net zoals velen regelmatig een e-mail verstuurd naar collega ondernemers of (potentiële) klanten, dan weet je dat er vaak wel wat tijd kruipt in het opstellen van een professionele e-mail. Zo’n perfect opgestelde e-mailtekst sluit je dan maar beter af met een e-mail handtekening die bijdraagt aan jouw professionele communicatie. Dat is de manier om je contactgegevens maar ook je bedrijfswebsite en -logo in de kijker te zetten.

Inhoudstafel

Wat zet je allemaal in zo’n e-mail handtekening?

Niet te veel… maar ook niet te weinig. Less is more. Wat we willen vermijden zijn van die ellenlange e-mail handtekeningen die langer zijn dan de tekst van de e-mail zelf. Waar dan alle persoonlijke gegevens instaan, alle gegevens van het bedrijf, een mooie catchy slogan, een link naar hun laatste Facebook bericht, enz… Dat is echt wel teveel van het goede.

Probeer het zo compact mogelijk te houden. Zet er enkel in waar de lezer echt iets aan heeft.

  • Om te reageren op jouw e-mail kan er eenvoudig op ‘Beantwoorden’ gedrukt worden. Een e-mailadres in je e-mail handtekening is dus overbodig.
  • Wel is het mogelijk dat de lezer liever contact opneemt via telefoon. Voeg dus zeker je telefoonnummer toe.
  • Een lezer weet graag met wie ze spreken. Je naam staat er uiteraard in maar voeg ook zeker je functie toe.
  • Heeft je bedrijf een website? Dan is jouw e-mail handtekening de ideale plaats om extra verkeer er naartoe te krijgen. Jouw lezer wil meer weten van je bedrijf en waar staat dit allemaal perfect uitgelegd? Inderdaad, je website.
  • Idealiter voeg je een logo toe om meteen de aandacht te trekken en de juiste look and feel van je communicatie ook hier door te trekken.
  • Komen klanten vaak over de vloer? Ik denk dan aan bijvoorbeeld winkels en showrooms, dan kan je je adres best toevoegen. Als alternatief weten ze die te vinden op de website.
  • Als laatste kunnen er nog links toegevoegd worden naar social media pagina’s. Doe dit enkel en alleen wanneer deze actief gebruikt worden om marketing te voeren. Een halflege bedrijfspagina met 15 volgers heeft niemand baat bij.

De voordelen

Een professionele e-mail handtekening gebruiken heeft tal van voordelen:

  • Je vergroot de zichtbaarheid van je bedrijf en doet zo je merk groeien
  • Een professionele uitstraling zorgt ervoor dat je serieus genomen wordt
  • Het vertrouwen in je zaak en jij als persoon zal toenemen
  • Extra bezoekers naar je website of social media pagina’s
  • Gebruikt jouw concurrentie geen e-mail handtekening? Dan heb je weer net dat stapje voor.
  • De herkenbaarheid van je bedrijf en merk neemt toe

Hoe maak je eenvoudig een e-mail handtekening aan?

E-mail handtekeningen zijn opgebouwd met HTML-code. Tenzij je hier voldoende kennis van hebt, raad ik aan om hier niet zelf mee aan de slag te gaan.

Gelukkig zijn er heel wat ‘generators’ online die zo’n handtekening voor jou gaan genereren. De meeste van die tools bieden een gratis, beperkte versie aan met de optie om te betalen voor extra mogelijkheden. Ook een ‘Made by Tool X‘-vermelding onder je e-mail handtekening mag je verwachten bij deze gratis versie.

Onlangs stuitte ik op zo’n Signature generator dat volledig gratis is en eenvoudig te gebruiken: Mailbum

Je e-mail handtekening aanmaken met Mailbum

In een paar korte stappen heb je een e-mail handtekening gecreëerd die je eenvoudig kan plakken in je mailbox.

Mailbum screenshot - e-mail handtekening aanmaken

  • Surf naar de website van Mailbum
  • Kies een lay-out uit die het best voor jou geschikt is
  • Voer alle (noodzakelijk) gegevens in aan de linkerzijde
  • Voor het toevoegen van een logo klik je op de link ‘Need to upload your logo?’. Na het uploaden van je bestand krijg je een url die je plakt in het ‘Logo URL’ veld in Mailbum
  • Als het voorbeeld van je nieuwe e-mail handtekening – dat je kan zien aan de rechterzijde – volledig naar wens is, klik je op de blauwe knop met ‘Copy email signature’
  • Plak (CTRL+V) nu je e-mail handtekening in je mailprogramma (Gmail, Outlook, Mail, …). Hoe je dit doet is specifiek afhankelijk van het programma dat je gebruikt. Zoek in Google bv. op ‘E-mail handtekening toevoegen aan Outlook‘ voor de juiste richtlijnen.

Heb je hulp nodig hierbij? We helpen je hier graag mee verder. Stuur ons een e-mail.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on facebook
Delen
Share on twitter
Tweeten
Share on linkedin
Delen
Blijf op de hoogte
Schrijf je in op onze nieuwsbrief en we brengen je op de hoogte wanneer er meer advies online komt.
Geen tijd om op zoek te gaan naar de juiste websitebouwer? Wij helpen je gratis.